Nicht nur Ihre Ware, auch die Begleitpapiere benötigen auf dem Transportweg Schutz. Verpackt in Dokumententaschen sind sie sicher vor Feuchtigkeit, Beschädigung oder Schmutz. Doch wie unterscheiden sich die verschiedenen Dokumententaschen?
«Es kommt nicht auf das Äußere an» – diese Weisheit mag in vielerlei Hinsicht stimmen, auf eine Versandverpackung trifft sie gerade nicht zu. Denn nicht nur das Füllmaterial und der passende Umkarton sorgen für Sicherheit auf dem Transportweg. Auch was Sie außen auf Ihrer Verpackung anbringen, schützt Ihre Warensendung!
Damit Ihre Sendung sicher den Empfänger erreicht, ist es entscheidend, dass Begleitpapiere wie Lieferschein oder Rechnung zum einen wohlbehalten ankommen und zum anderen auch gefunden werden und nicht etwa versehentlich im Papierkorb landen. Die Lösung: Dokumententaschen. Die praktischen Hüllen halten die Papiere an der Außenseite der Verpackung sauber sowie trocken und sind dabei besonders bequem in der Handhabung. Einfach Papiere in die Dokumententasche legen, am Packgut aufkleben und ab in den Versand.
Die Vorteile von Begleitpapiertaschen im Überblick
- Schutz der Papiere vor Feuchtigkeit, Nässe & Schmutz auf dem Versandweg
- Dokumente außen an der Verpackung jederzeit zugänglich – Paket muss zur Entnahme der Papiere nicht geöffnet werden
- selbstklebend – leicht anzubringen
- auffallend – die Begleitdokumente werden sofort gesehen
- Manipulationsschutz – kein unbemerktes Öffnen der Hülle möglich
- individuell bedruckbar – ideal als Werbeträger und für Hinweistexte
Dabei ist Dokumententasche nicht gleich Dokumententasche. Damit Sie die passende für Ihren Einsatzzweck finden, zeigen wir Ihnen im Folgenden, wie sich die einzelnen Hüllen voneinander unterscheiden.
Tasche mit Format: die Größe
Das wohl wichtigste Kriterium ist, dass die Papiere auch in die Tasche passen – also die Größe. Die DIN-normierten Abmessungen sind dabei auf die DIN-Papierformate abgestimmt und auch bei Briefumschlägen bzw. Versandtaschen geläufig.
Die drei gängigsten Formate bei den Begleitpapiertaschen sind C6/5 (DIN lang), C6 und C5.
C6/5 (DIN lang)
DIN A4 zweifach gefaltet
C6
DIN A4 zweifach gefaltet oder DIN A6
C5
DIN A4 einmal gefaltet oder DIN A5
Weitere Größen sind C4 (passend für DIN A4), C7 (passend für DIN A7) oder B5 (passend für C5).
Schutz mit (Außen-)Wirkung: Material & Farbe
Beim Material der Taschen haben Sie die Wahl zwischen Kunststoff, Papier oder einer Mischung aus beidem. Als umweltschonende, klimaneutral hergestellte Variante gibt es die Taschen aus Kunststoff auch aus Recyclingmaterial.
Möchten Sie Ihre Papiere vor Feuchtigkeit schützen, ist eine Kunststoff- Dokumententasche optimal geeignet, damit diese sicher den Empfänger erreichen. Ideal ist eine solche Hülle für die Verwendung auf Paletten und/oder Kunststoffbehältern, da diese ebenfalls wasserfest sind.
Neben einer reinen Kunststoff-Dokumententasche bietet sich alternativ eine Tasche an, die sich aus einer Rückseite aus Papier und einer Vorderseite aus Kunststoff zusammensetzt. Der Vorteil hierbei ist, dass Ihre Dokumente weiterhin vor Feuchtigkeit geschützt sind, aber der Verbrauch an Folie um 50% gesenkt wird.
Ganz im Sinne der Nachhaltigkeit gibt es auch Dokumententaschen aus 100% Papier. Dank transluzentem (lichtdurchlässigem) Pergamin Papier auf der Vorderseite lässt sich die Anschrift durch das Sichtfenster gut erkennen.
Der Empfänger kann die komplette Papier-Dokumententasche ganz einfach im Altpapier entsorgen, die Tasche muss nicht abgezogen werden. In Kombination mit einer Versandverpackung aus Karton ist eine Trennung der Materialien nicht mehr nötig.
Ein weiterer Unterschied liegt in der Transparenz des Materials. Es kann…
- … durchsichtig sein, so dass von außen die Papiere vollständig zu sehen sind.
- … eingefärbt, aber nicht blickdicht sein, so dass die Tasche dank der (Signal-)Farbe besser wahrgenommen wird.
- … blickdicht sein, womit die Papiere vor neugierigen Blicken geschützt sind.
Bei den letzten beiden Varianten haben Sie zudem einen weiteren Vorteil: Dank der verschiedenen Farbmöglichkeiten können Sie die Sendungen unterschiedlich kennzeichnen, wobei bei allen Hüllen ein transparentes Sichtfenster den Blick auf die Lieferadresse zulässt.
Diese können Sie entweder auch bei Lagerartikeln auf Ihr Logo abstimmen (weitere Informationen zur Farbwahl bei Dokumententaschen) oder aber je nach
Einsatzzweck bzw. Inhalt eine unterschiedliche Farbe wählen, etwa Rot für Rechnung, Grün für behördliche Unterlagen usw.
Dabei geht nicht nur von der Farbe ein Signal aus, sondern auch vom Aufdruck, der sich auf der Dokumententasche befindet. So sind die Hüllen beispielsweise mit der Kennzeichnung «Dokumente / Documents» oder «Lieferschein / Rechnung» erhältlich. Sie zeigen dem Empfänger auf einen Blick, was ihn im Inneren der Hülle erwartet, ohne dass er diese schon öffnen muss.
Lassen Sie Ihre Dokumententaschen individuell nach Ihren Wünschen bedrucken, sind Sie in der Gestaltung noch flexibler – vom Druck in bis zu sieben Farben, über die Größe und Folienstärke bis zu einer Aufreißperforation, Ausstanzungen oder auch einem reversiblem Repetierverschluss für mehrmaliges Öffnen und Schließen. Abgestimmt auf Ihr Design erhöhen Sie zudem die Wahrnehmung Ihrer Marke auf dem Transportweg. Kontaktieren Sie die Spezialisten von MEDEWO und lassen Sie sich beraten.
Handhabung beim Versand & Empfang
Geht es an das Öffnen der Hülle, können Sie es dem Empfänger etwas leichter machen und eine Tasche mit Aufreißhilfe wählen. Diese ist entsprechend perforiert und kann zusätzlich mit einer Markierung «Hier aufreißen – Open here» gekennzeichnet werden. Ansonsten sind die Begleitpapiertaschen aber auch leicht mit einem Sicherheitsmesser zu öffnen.
Sie benötigen einen Verschluss, der sich mehrmals Öffnen und Schließen lässt, zum Beispiel weil Sie Ihre
Ware exportieren? Dann wählen Sie eine Dokumententasche mit Repetierverschluss. Dieser ermöglicht, dass z. B. Zollbeamte Ihre Begleitpapiere leicht entnehmen und die Hülle nach der Prüfung wieder verschließen können. So wird dank der Dokumententasche zum einen Ihr Paket nicht geöffnet und zum anderen bleibt dank des speziellen Verschlusses der Schutz der Papiere auf dem weiteren Transport bestehen.
Zu guter Letzt können Sie zudem noch überlegen, wie hoch Ihr Verbrauch an Lieferscheintaschen ist bzw. wo Sie am Verpacken sind. Benötigen Sie diese eher unregelmäßig oder nutzen Sie die Hüllen an mehreren Packstationen, bietet es sich an, diese im praktischen Spenderkarton zu beziehen. Darin befinden sich 250 Stück, die in der Box vor Staub geschützt sind und sich bei Bedarf leicht sowie einfach daraus entnehmen lassen. Diese gibt es aus Recyclingfolie oder aus 100% Papier im Spenderkarton.
Entdecken Sie in unserem Web-Shop unser umfassendes Sortiment an Begleitpapiertaschen:
Unsere Verpackungs-Experten von MEDEWO beraten Sie gerne zu den Lieferscheintaschen und der für Sie passenden Variante.
