Il n’y a pas que vos marchandises qui ont besoin d’une protection pendant le transport: les documents d’accompagnement doivent également arriver intacts. Emballés dans des pochettes à documents, ils sont à l’abri de l’humidité, des dommages ou de la saleté. Mais en quoi les différentes poches à documents se distinguent-elles?
«L’apparence ne compte pas»; cette sagesse peut être vraie à bien des égards, mais elle ne s’applique pas à un emballage d’expédition. En effet, il n’y a pas que le matériau de remplissage et le carton extérieur approprié qui garantissent la sécurité pendant le transport. Ce que vous appliquez sur l’extérieur de votre emballage protège également les marchandises expédiées!
Pour que votre envoi parvienne au destinataire en toute sécurité, il est d’une part essentiel que les documents d’accompagnement tels que le bon de livraison ou la facture arrivent en bon état, et d’autre part, que le destinataire les trouve: ils ne doivent pas finir accidentellement dans la corbeille. La solution: les pochettes à documents. Pratiques, les étuis maintiennent les papiers propres et secs à l’extérieur de l’emballage et sont particulièrement aisés à utiliser. Il suffit de mettre des documents dans la pochette à documents, de les coller sur les marchandises emballées et d’envoyer le tout.
Les avantages des pochettes pour documents d’accompagnement en un coup d’œil
- protection des documents contre l’humidité, l’eau et la saleté lors de l’expédition
- documents accessibles à tout moment à l’extérieur de l’emballage: le colis n’a pas besoin d’être ouvert pour consultation des documents
- auto-adhésives, faciles à poser
- bien visibles: les documents d’accompagnement sont immédiatement visibles
- protection contre les manipulations: il n’est pas possible d’ouvrir l’enveloppe sans laisser de traces
- imprimables individuellement: idéales comme support publicitaire et pour les textes d’informations
Mais toutes les pochettes à documents ne se valent pas. Afin que vous puissiez trouver celle qui convient à vos besoins, nous vous montrons ci-dessous en quoi les différentes enveloppes diffèrent les unes des autres.
Pochette avec format: la taille
Le critère le plus important est probablement que les papiers tiennent bien dans la pochette, c’est-à-dire la taille. Les dimensions normalisées DIN sont adaptées aux formats de papier DIN et sont également courantes pour les enveloppes ou les pochettes d’expédition.
Les trois formats les plus courants pour les pochettes à documents d’accompagnement sont C6/5 (DIN long), C6 et C5.
C6/5 (DIN long)
DIN A4 plié deux fois
C6
DIN A4 plié deux fois ou DIN A6
C5
DIN A4 plié une fois ou DIN A5
Les autres tailles sont C4 (convient pour DIN A4), C7 (convient pour DIN A7) ou B5 (convient pour C5).
Protection avec effet (extérieur): matériau et couleur
Pour le matériau des pochettes, vous avez le choix entre du plastique, du papier ou un mélange des deux. En tant que variantes respectueuse de l’environnement et climatiquement neutres, les pochettes en plastique sont également disponibles en matériaux recyclés.
Si vous souhaitez protéger vos papiers de l’humidité, un porte-documents en plastique est idéal pour qu’ils atteignent le destinataire en toute sécurité. Ce type d’enveloppe est idéal pour une utilisation sur des palettes et/ou des conteneurs en plastique, car il résiste également à l’eau.
Outre une pochette à documents en plastique pur, vous pouvez également choisir une pochette composée d’un dos en papier et d’un front en plastique. L’avantage ici est que vos documents sont toujours protégés de l’humidité, mais que la consommation de film est réduite de 50%.
En ligne avec l’esprit de durabilité, il existe également des pochettes à documents en papier 100%. Grâce au papier de pergamin translucide (translucide) sur le devant, l’adresse est facilement reconnaissable à travers la fenêtre de visualisation.
Le destinataire peut facilement jeter l’ensemble de la pochette dans les vieux papiers, la pochette n’a pas besoin d’être retirée. En combinaison avec un emballage d’expédition en carton, il n’est plus nécessaire de séparer les matériaux.
Une autre différence réside dans la transparence du matériau. Il peut…
- … être transparent, de sorte que les papiers soient complètement visibles de l’extérieur.
- … être coloré, mais pas opaque, de sorte que la pochette soit mieux perçue grâce à la couleur (signalétique).
- … être opaque, ce qui protège les papiers des regards indiscrets.
Dans les deux dernières variantes, vous avez également un autre avantage: grâce aux différentes options de couleurs, vous pouvez marquer les envois différemment, une fenêtre transparente permettant de voir l’adresse de livraison pour toutes les enveloppes.
Vous pouvez également les assortir à votre logo pour les articles en stock ou choisir une couleur différente selon
L’utilisation prévue ou le contenu, par exemple le rouge pour la facture, le vert pour les documents officiels, etc.
Ainsi, on attire l’attention non seulement avec de la couleur, mais aussi avec l’impression qui se trouve sur la pochette porte-documents. Par exemple, les enveloppes sont disponibles avec le marquage «Dokumente / Documents» ou «Bon de livraison / Facture». Elles révèlent au destinataire en un coup d’œil ce qui l’attend à l’intérieur de l’enveloppe sans qu’il ait besoin de l’ouvrir.
Si vous faites imprimer vos pochettes porte-documents individuellement selon vos souhaits, vous êtes encore plus flexible dans la conception, de l’impression jusqu’à sept couleurs, en passant par la taille et l’épaisseur du film, jusqu’à une perforation déchirable, des découpes ou même une fermeture réversible pour des ouvertures et fermetures multiples. Si elles s’alignent à votre design, vous augmentez également la perception de votre marque pendant le transport. Contactez les spécialistes de MEDEWO et faites-vous conseiller.
Manipulation lors de l’expédition et de la réception
Pour ce qui est d’ouvrir l’enveloppe, vous pouvez faciliter la tâche au destinataire en choisissant une pochette avec aide à la déchirure. Celle-ci est perforée et peut également être munie d’une mention «Hier aufreissen – Open here». Sinon, les pochettes à documents d’accompagnement peuvent également être facilement ouvertes avec un couteau de sécurité.
Avez-vous besoin d’une fermeture qui peut être ouverte et fermée plusieurs fois, par exemple parce que vous
Exportez des marchandises? Alors, choisissez un porte-documents à fermeture multiple. Cela permet, par exemple, aux agents des douanes de retirer facilement vos documents d’accompagnement et de refermer l’étui après le contrôle. Ainsi, grâce à la pochette à documents, d’une part, votre colis restera fermé, et d’autre part, grâce à la fermeture spéciale, les papiers continueront d’être protégés pendant le reste du transport.
Enfin, vous pouvez également vous demander à quelle fréquence vous utilisez des pochettes de bons de livraison et à quel endroit vous procédez à l’emballage. Si vous en avez besoin assez sporadiquement ou si vous utilisez les enveloppes à plusieurs stations d’emballage, il est conseillé de les acheter dans un carton distributeur pratique. Ce carton contient 250 pièces qui sont protégées de la poussière et qui peuvent être facilement retirées lorsque vous en avez besoin. Les porte-documents sont disponibles en film recyclé ou en papier 100% dans le carton distributeur.
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Nos experts en emballage de MEDEWO se feront un plaisir de vous conseiller sur les pochettes de bons de livraison et la variante qui vous convient.
